De vv HOC is een fusievereniging uit de voormalige verenigingen vv Hunso uit Exloo en de vv Oring uit Odoorn. In 2013 hebben de leden van beide verenigingen ingestemd met de fusie die heeft geleid tot vv HOC. Als jubileumdatum geldt nog steeds de oprichtingsdatum van 3 oktober 1934. De toenmalige oprichtingsdatum van vv Oring

vv Valther-Boys is opgericht op 24 maart 1948. Voor die tijd werd er in Valthe gevoetbald onder de naam Volharding

Beide besturen hebben het streven op een hoog niveau te voetballen. Bovendien hebben beide verenigingen in het verleden te maken gehad met spelerskrapte.

De verenigingen werken al samen; de jeugd van HOC en de voetbaljeugd van Valther-Boys spelen sinds seizoen 2019-2020 samen. Bij de senioren is er sinds seizoen 2020-2021 een samenwerkingsverband

Beide verenigingen merken dat het verenigingswerk onder druk staat en dat steeds minder mensen bereid zijn vrijwilligerswerk te doen.

1.2. Huidig beeld

Kijkend naar de maatschappelijke ontwikkelingen is de conclusie dat het verenigingswerk landelijk onder druk staat. Trends en factoren die spelen zijn o.a.:

Voortschrijdende individualisering
Toename strakke wet- en regelgeving
Steeds ruimer aanbod aan “fun”-activiteiten (waaronder sport)
Minder geld beschikbaar vanuit overheid en bedrijfsleven
Beschikbare tijd voor sport en/of vrijwilligerswerk neemt af
Jeugd kiest meer en meer voor een baan(tje) om geld te verdienen

Deze ontwikkelingen hebben tot het inzicht geleid dat niet slechts op onderdelen, maar een meer intensievere samenwerking tussen de beide voetbalverenigingen nodig is om het voetbal in de regio Exloo, Odoorn, Klijndijk, Odoornerveen en Valthe goed te besturen en te behouden. De druk op de bestuurslichamen wordt te groot, het vinden van vrijwilligers voor het kader wordt steeds moeilijker, dubbele functies worden meer regel dan uitzondering. Dit werkt (potentiële) conflicten die voortkomen uit misverstanden en miscommunicatie tussen de zwaarbelaste kaders in de hand.

1.2.1. Oplossingsrichting

Bij beide verenigingen is het besef aanwezig dat daadwerkelijk iets moet gebeuren om een gezonde toekomst van het voetbal, zowel op de zaterdag als op de zondag, in de regio Exloo, Odoorn, Klijndijk, Odoornerveen en Valthe te garanderen..

Samen een betere, sterkere positie voor de toekomst is derhalve het uitgangspunt van de nieuwe voetbalvereniging.

2. Voorbereiding fusie

2.1. Huidige samenwerking

De beide verenigingen werkten sinds 2019 al samen binnen HOC (jeugdafdeling). Met ingang van het seizoen 2020-2021 werken de senioren samen in ST HOC/Valther-Boys. Om de toekomst van het voetbal ook voor de senioren, zowel op de zaterdag als op de zondag in de regio Exloo, Odoorn, Klijndijk, Odoornerveen en Valthe, zeker te stellen is er allereerst een vooronderzoek geweest naar een mogelijke nauwere samenwerking, een fusie. Deze vooronderzoekscommissie zag kansen en mogelijkheden in de toekomst te fuseren, gebaseerd op de uitkomsten van het onderzoek dat gepresenteerd is aan de leden van beide verenigingen.

Onder het motto: samen een betere, sterkere positie voor de toekomst is een Onderzoek Commissie (OZC) in het leven geroepen die een fusie tussen beide verenigingen voorbereidt.

2.2. Opdracht leden

Op de ledenvergadering van 25 november 2020 stemden de leden van Valther-Boys en op 27 november 2019 stemden de leden van HOC in met:

– Haalbaarheidsonderzoek naar een fusie

De volgende kaders zijn meegegeven ter voorbereiding van een fusie:

Streven om met ingang van het seizoen 2022-2023 samen te zijn
Zorg ervoor dat de fusie op basis van gelijkwaardigheid tot stand komt en de gelijkwaardigheid gewaarborgd blijft

Zorg ervoor dat de leden zich in de fusievereniging blijvend kunnen herkennen, anders gezegd dat men zich er thuis voelt.

2.2.1. De opdracht van de leden aan de OZC is:

Maak een voorstel voor de leden waarin duidelijk wordt hoe de fusievereniging er uit gaat zien, met inachtneming van de gestelde kaders. Geef op hoofdlijnen aan hoe vanuit de bestaande verenigingen de fusievereniging tot stand komt.

De reglementen van de KNVB schrijven voor, dat een fusie bij het bondsbureau officieel bekend moet zijn op 1 mei van enig jaar. Dit betekent dat een fusie in de maand april (van het jaar 2022) dient te worden afgerond.

Om het aangaan van een fusie vorm te geven, hebben de dagelijkse besturen van HOC en Valther-Boys, met raad en daad terzijde gestaan door de afdeling Ondersteuning Clubbesturen van de KNVB, district Noord, een OZC ingesteld. Deze OZC is samengesteld uit afgevaardigden van beide verenigingen:

– Bert Kuipers (HOC)

– Goos Drent (HOC)

– Niels Kort (Valther-Boys)

– Joram Muntinga (Valther-Boys)

– Kees Pomp

Met ondersteuning van de Ondersteuning Clubbesturen van de KNVB in personen van:

– Otto Kooi

– Mark Altena

De OZC heeft tot taak:

Nieuwe statuten op te maken (conform de modelstatuten van de KNVB), waarbij de structuur van de nieuwe voetbalvereniging in acht genomen moet worden
Voorstel tot fusie op te maken voor de beslissende Bijzondere Algemene Ledenvergaderingen van de beide verenigingen, die in maart 2022 plaatsvinden
Beleidsontwerp voor na de fusie op te stellen door/namens het nieuwe bestuur
Het gehele proces, in samenwerking met de KNVB, wordt begeleid zodat wordt voldaan aan de wettelijke bepalingen.

2.2.2. Werkgroepen

De OZC heeft besloten om voor een aantal specifieke aandachtsvelden werkgroepen te formeren. Deze bestonden uit meerdere personen met een evenredige vertegenwoordiging uit beide verenigingen. De samenstelling was afhankelijk van de grootte en complexiteit van het aandachtsveld. Ieder aandachtsveld werd toegewezen aan een lid van de OZC die als portefeuillehouder voor de werkgroep functioneerde.

Aandachtsgebied contactpersoon

a Organisatie- en Bestuur Bert Kuipers

b Financiën Niels Kort

c Communicatie en sponsoring Joram Muntinga

d (Voetbal)Technische Zaken Goos Drent

e Coördinator fusieproces Kees Pomp

Voor de aandachtsgebieden zijn daadwerkelijk werkgroepen gevormd. Er zijn voorstellen gemaakt om “hun aandachtsgebied” in de nieuwe vereniging goed georganiseerd te krijgen en specifieke knelpunten te inventariseren. Tevens brachten zij de specifieke meerwaarde van het samengaan op hun aandachtsgebied in kaart.

De OZC besprak de voorstellen van de werkgroepen en nam hier uiteindelijk een besluit over.

3. Toekomst

3.1. Het vertrekpunt

Het vertrekpunt voor de samenwerking tussen de beide verenigingen is het scheppen van een win-win-situatie. Een grotere vereniging met bundeling van kwantiteit en kwaliteit om de continuïteit beter te waarborgen. Daaronder liggen bepalende factoren.

Het is de intentie om sportief op een hoog niveau te presteren. De aantrekkingskracht van een dergelijke vereniging is uiteraard gro(o)t(er). Een stabilisering en/of toename van het ledenaantal, zelfs in de huidige periode van algemene krimp, lijkt reëel.

Financieel gewin: aan de ene kant gelijke opbrengsten, zeker gedurende periode dat er op 3 locaties gespeeld wordt, en aan de andere kant (door efficiëntie) lagere uitgaven. Al met al bedoeld om de zwakkere punten van de afzonderlijke verenigingen te proberen weg te nemen.

3.2. De meerwaarde

Zoals al vermeld moet de fusie een win-win-situatie, op middellange/lange(re) termijn, voor beide verenigingen worden. In ieder fusieproces is veelal op korte termijn eerst sprake van een gevoelde en/of daadwerkelijke “dip”. Om uiteindelijk na verloop van tijd te herstellen en door te groeien naar het uiteindelijk gewenste niveau. Welk niveau dit is zal door het nieuwe bestuur in haar beleidsontwerp aangegeven worden.

3.3. Adviezen werkgroepen

3.3.1. Bestuur en organisatie

Een fusie biedt een structurele oplossing voor samenwerking – en afstemmingsproblemen. De negatief gerichte energie, die wordt gestoken in het oplossen van problemen, komt beschikbaar voor positieve acties. Bundeling van krachten, bevordert het op een juiste wijze besturen van een vereniging.

Het nieuwe bestuursmodel betekent dat een structuur ontstaat die de continuïteit van de vereniging mede moet waarborgen. Dat betekent besturen met een visie en een concreet beleid, gericht op de toekomst. Met een groep kaderleden die op basis van het geformuleerde beleid de handen concreet uit de mouwen steekt. Kortom: bezig zijn met “vandaag, morgen en overmorgen”.

3.3.2. Financieel

Algemeen kan gesteld worden dat de werkgroep Financiën positief adviseert over de voorgenomen fusie. Financieel zijn beide verenigingen gezond. Er is tot op heden een gezond financieel bewind gevoerd.

Het samengaan van beide verenigingen zal in de loop van de tijd positieve effecten opleveren.

Een betere benutting van gelden is mogelijk, doublures in kosten worden vermeden. Een bepaalde schaalgrootte kent ook in de inkoop haar voordelen. Aan de inkomstenkant zal een goed georganiseerde, professionele vereniging een bepaalde aantrekkingskracht hebben op het bedrijfsleven.

Het tot stand brengen van een fusie leidt echter ook tot een bedrag aan eenmalige kosten.

3.3.3. Sponsoring

Vanuit commissie sponsoren en communicatie is er een positief advies aangaande de fusie tussen v.v. Valther Boys en v.v. HOC.

Een samengevoegde vereniging heeft een groter bereik. Dit zal voortkomen uit meer traffic op de website, facebook en overige kanalen. Tevens zal dit kostendrukkend zijn voor de toekomst. Hiernaast zou er ook nog een mogelijkheid ontstaan om via deze kanalen nieuwe sponsorinkomsten te genereren.

3.3.4. Voetbaltechnisch zaken

De groei van het aantal spelers geeft de mogelijkheid om meer spelers van gelijk niveau te laten samenspelen in 1 team. Daarbij zouden we kunnen denken dat het eerste, tweede en derde team prestatie elftallen zijn. De overige teams vallen onder het recreatief niveau.

Damesvoetbal is een gewaardeerde tak binnen onze vereniging. Er is een samenwerking met v.v. Valthermond en dit wordt als positief beschouwd. We hopen dat er vanuit de jeugd van HOC speelsters aansluiting vinden bij de dames.

De jeugd van HOC en Valther-Boys spelen al enige jaren samen in samenwerkende teams. Hieraan verandert niets.

Door vergroten van het gebied zal het invullen van trainers, begeleiding, verzorging, grensrechters en scheidsrechters eenvoudiger worden.

4. Onderzoekcommissie

4.1. De fusie

Er kan een keuze worden gemaakt uit twee fusiemogelijkheden.

4.1.1. Juridische fusie

De partijen gaan op in één rechtspersoon, die alle rechten en plichten van de partners krijgt.

Voordelen juridische fusie:

toestemming van individuele schuldeisers is niet nodig
de leden worden automatisch lid van de nieuwe vereniging
de oude verenigingen hoeven niet te worden ontbonden (deze gaat

automatisch op in de nieuwe vereniging)

het vermogen van de oude verenigingen hoeft niet te worden vereffend

Nadelen juridische fusie:

In geval van bedrijven: langere besluitvorming en personeel moet ook allemaal mee over.

4.1.2. Praktische fusie

De middelen van één of meer verenigingen worden overgedragen aan één vereniging die zal blijven voortbestaan, dan wel een nieuwe vereniging, die daartoe speciaal wordt opgericht.

Voordelen praktische fusie:

In geval van bedrijven: keuze voor wat je wel en wat je niet meeneemt in het fusieproces.

Vooraf moet die keuze dan gemaakt worden in ons geval is dat juist weer omslachtiger.

Nadelen praktische fusie:

in de wet geen speciale procedure voorgeschreven
het vermogensbestanddeel moet worden overgedragen op de voor dat

bestanddeel wettelijk voorgeschreven wijze

de leden worden niet automatisch lid van de nieuwe vereniging
overdracht van registergoederen moet geschieden via notariële akte

Vanwege bovenstaande voordelen is gekozen voor een juridische fusie.

4.2. Tussentijdse communicatie, procedure clubnaam en clubkleuren.

Op 7 februari 2022 hebben alle leden een brief of mail gehad. In deze brief is het fusievoorstel bijgevoegd en de procedure rondom de nieuwe clubnaam en clubkleuren beschreven.

Alle leden hebben de mogelijkheid gekregen om voorstellen voor naam en clubkleuren aan te leveren. De voorkeur van beide besturen gaat hierbij wel uit naar een naam en clubkleuren, die geen verwijzing zijn naar beide huidige verenigingen. De leden kregen tot 14 februari de tijd om hun voorstellen in te sturen. Na een selectie, door de OZC, kregen de leden op 19 februari 2022 opnieuw de mogelijkheid om hun voorkeur aan te geven voor 1 van de voorgestelde clubnamen en clubkleuren., deze moesten uiterlijk 28 februari binnen zijn. Uit deze stemming heeft het OZC een voorstel gedaan naar de besturen, die uiteindelijk de nieuwe clubnaam en clubkleuren hebben vastgesteld.

4.3. Overgangsperiode

Gezien de (korte) periode, waarin het fusietraject zich afspeelt is er gedurende circa een half jaar sprake van een bijzondere situatie. Het fusietraject loopt namelijk gelijk met de voorbereidingen op het nieuwe sportseizoen, hetgeen normaliter onder verantwoordelijkheid van de beide besturen valt.

Om één en ander goed op elkaar af te stemmen is afgesproken dat de regie over het operationele proces door de huidige besturen in gezamenlijkheid gevoerd wordt. Zodra echter de bemensing van het nieuwe bestuur is gerealiseerd, zal dit nieuwe bestuur, ondersteund door de OZC de regie over het proces gaan voeren. Dit nieuwe bestuur treedt als interim bestuur op, tot de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering, de officiële oprichtingsvergadering van de nieuwe vereniging.

De eindverantwoordelijkheid ligt nog steeds – formeel juridisch – bij de twee bestaande besturen van HOC en Valther-Boys. Pas vanaf de formele oprichting van de nieuwe vereniging is het interim bestuur zelf verantwoordelijk, met dien verstande dat de leden pas in de eerste algemene ledenvergadering van de nieuwe vereniging het bestuur formeel kiezen. Het nieuwe bestuur van de nieuwe voetbalvereniging, die na de oprichtingsvergadering in werking treedt, behoeft niet dezelfde mensen te bevatten als het interim bestuur. Overigens is dat wel het streven van de OZC, zodat de leden van HOC en Valther-Boys weten wie de belangen van hen in het nieuwe bestuur zullen vertegenwoordigen.

4.4. Statuten en huishoudelijk regelement:

De statuten van de verkrijgende rechtspersoon (lees: nieuwe vereniging) zijn als bijlage

bij dit ‘Voorstel tot Fusie’ toegevoegd.

Bij het opstellen van de nieuwe statuten is gebruik gemaakt van de modelstatuten van de KNVB. Na goedkeuring door de leden van de concept-statuten dienen eventuele nieuwe statuten door de notaris te worden vastgesteld. Een kopie van de door de notaris vastgestelde statuten dient ook aan het bureau van de KNVB, district Noord te worden gezonden.

De nieuwe vereniging kan nadere ‘huisregels’ opstellen in een Huishoudelijk Reglement, waarin tevens kan worden opgenomen het krachtens de Drank- en Horecawet verplichte bestuursreglement.

4.5. Toestemming KNVB

Na goedkeuring van de voorgenomen fusie door zowel de leden van HOC als van Valther-Boys tijdens een (Buitengewone) Algemene Ledenvergadering, dient hiervan kennis te worden gegeven, vergezeld van de notulen van die (Buitengewone) Algemene Ledenvergaderingen, aan het bureau van de KNVB, district Noord. De goedkeuring van de KNVB dient vervolgens voor 1 mei van enig jaar te zijn geregeld.

5. Voorstellen aan de leden en rapportages werkgroepen

5.1. Besluitvorming

Het besluit over een voorstel tot fusie moet bij HOC en Valther-Boys worden genomen overeenkomstig de statuten van de verenigingen.. Het voorstel kan alleen in zijn geheel worden aangenomen of verworpen en kan dus niet onderhands worden aangepast. In dat laatste geval moet een nieuw voorstel worden gemaakt, die de gehele procedure opnieuw moet doorlopen. De uiteindelijke fusie komt tot stand in een notariële akte op basis van het voorstel, dat ter inzage heeft gelegen in de beide clubgebouwen en ten kantore van de Kamer van Koophandel.

5.2. Keuze uit twee fusiemogelijkheden

Waar samenwerkingsverbanden soms een tijdelijk karakter hebben zijn fusies praktisch onherroepelijk. Twee partners gaan volkomen in elkaar op en vormen een juridische eenheid. Het is begrijpelijk, dat een dergelijk proces een nog zorgvuldiger weg moet doorlopen dan in een samenwerkingsverband.

5.2.1.Vanwege de voordelen is gekozen voor een juridische fusie.

Juridische fusie

In de nieuwe rechtspersoon is dus sprake van een nieuw opgerichte organisatie.

Er ontstaat één ledenbestand, één complex van rechten, verplichtingen, bezittingen en schulden. Het spreekt voor zich, dat de nieuwe rechtspersoon de schulden van oorspronkelijke partner(s) onvoorwaardelijk overneemt.

De vorderingen die de partners hebben op het moment dat zij tot fusie besluiten gaan over op de nieuwe rechtspersoon. Aan de betrokkenen zal de rechtsoverdracht worden gemeld.

Ook de doorlopende overeenkomsten met sponsors (tenzij anders vermeld in de gesloten overeenkomst) van de oude verenigingen gaan over naar de nieuwe vereniging. Samengevat: alle rechten en plichten gaan in één keer (“onder algemene titel”) over op de nieuwe rechtspersoon (vereniging).

5.3. De rechtsvorm en statuten

Voorgesteld wordt om de verenigingsvorm te blijven hanteren.

De statuten van de nieuwe vereniging worden ter inzage neergelegd in de clubgebouwen van HOC en Valther-Boys.

5.4. De overgangsperiode

Voor de periode tot aan de eerste Algemene Ledenvergadering van de nieuwe vereniging

wordt een interim bestuur geformeerd. Het interim bestuur dient in deze overgangsfase o.a. de onderstaande zaken te regelen:

De dagelijkse gang van zaken van de nieuwe vereniging
Het tot stand brengen van de organisatiestructuur
Inventariseren mogelijke knelpunten en deze op te lossen
Duidelijkheid te verkrijgen over alle financiële consequenties
Inzicht te verkrijgen in de gevolgen van een fusie voor de huidige leden
Het voldoen aan de wettelijk voorgeschreven procedures
Het voorbereiden van de eerste Algemene Ledenvergadering van de nieuwe vereniging.

Het interim bestuur bestaat uit:

Voorzitter : Harold Enting

Secretaris : Joram Muntinga

Penningmeester : Jan Cremers

5.5. Leden

Alle leden van HOC alsmede de leden van Valther-Boys gaan over naar de nieuwe voetbalvereniging.

Er behoeft geen overschrijving bij de KNVB te worden aangevraagd door de huidige leden.

Voorgesteld wordt om het aanmeldingsjaar van een lid bij HOC respectievelijk bij Valther-Boys te beschouwen als zijnde het aanmeldingsjaar bij de nieuwe vereniging. Hierdoor blijven de anciënniteitjaren van elk lid behouden.

De ereleden cq leden van verdienste van beide verenigingen behouden hun “predicaat”.

5.6. Accommodaties

De nieuwe vereniging gaat vooralsnog gebruikmaken van de sportparken:

Harm Kuiper Sportpark, Hammeersweg 17, Odoorn
Sportpark Hunso, Hoofdstraat 58a, Exloo
Sportpark Duurshof, Schoolstraat 6, Valthe

5.7. Naamgeving en tenue

Naamgeving en tenue

Het bestuur stelt voor:

Als nieuwe naam :

Het bestuur stelt als clubkleuren van de nieuwe vereniging voor:

Shirt :

Sportbroek :

5.8. Rapportages werkgroepen

Ter verkrijging van een goede voorbereiding en een breed draagvlak zijn door de OZC werkgroepen samengesteld. Deze werkgroepen hebben elk een rapportage geleverd, die als bijlage bij dit ‘Voorstel tot Fusie’ is toegevoegd.

De volgende werkgroepen zijn actief geweest:

Organisatie- en Bestuur bijlage 1
Financiën bijlage 2
Sponsoren & Communicatie bijlage 3

d Voetbaltechnische zaken bijlage 4

Na de fusie en voorafgaande aan het voetbalseizoen 2022/2023 is het raadzaam dat het

nieuwe voetbalbestuur samen met de voetballende leden het voorgaande sportseizoen

evalueert. Met als doel in beeld te krijgen wat in het voorgaande samenwerkingsjaar goed is gegaan en wat eventueel de verbeterpunten zijn.

Bijlage 1

Werkgroep Bestuur en Organisatie

De Onderzoekscommissie, OZC, heeft voor een aantal specifieke aandachtsgebieden, werkgroepen ingesteld. Een aandachtsgebied is, Bestuur en Organisatie. Vanuit de OZC, heeft Bert Kuipers, als portefeuillehouder voor dit aandachtsgebied, een 2-tal leden van de verenigingen, Henk Eising namens Valther Boys en Koen Hooiveld namens vv HOC, bereid gevonden om voorstellen en evt. knelpunten te inventariseren, om op die manier het aandachtsgebied zo goed mogelijk in te betten in de nieuwe op te richten vereniging.

Uitgangspunten zijn de huidige bestuurlijke organisaties van de beide verenigingen. Hierin zijn veel overeenkomsten, die relatief eenvoudig te leiden zijn naar een advies voor een nieuw te vormen bestuur en organisatie.

Geadviseerd wordt dan ook om te gaan werken met een bestuur van 9 personen.

Ook wordt geadviseerd om onder het bestuur te gaan werken met diverse commissies. (Deze worden verderop in het document benoemd).

Het dagelijks bestuur, DB, wordt gevormd door:

– Voorzitter

– Secretaris

– Penningmeester

Het DB is gemachtigd vanuit het bestuur. Dit dient te worden vastgelegd in een via een notaris en een akte vastgelegd statuut. Het DB is verantwoording schuldig aan het bestuur en/of een algemene ledenvergadering.

Op grond van ervaringen, wordt geadviseerd om 1 functie binnen het bestuur specifiek te benoemen, nl:

– Wedstrijdsecretaris

De wedstrijdsecretaris doet de coördinatie en planning, welke verband houden met allen voetbalwedstrijden binnen de vereniging. Wij hebben het dan over de planning van de wedstrijden, veldgebruik en kleedgelegenheid. Ook het plannen van de scheidsrechters voor de thuiswedstrijden valt onder zijn/haar verantwoordelijkheid. Dit alles zoveel mogelijk in overleg met de leiding van de teams.

Deze functie vraagt veel tijd in o.a. coördineren en communiceren. Het is verstandig om naast deze functionaris extra personen in te schakelen, die kunnen assisteren. Tijdens de periode, dat er op meerdere complexen thuiswedstrijden moeten worden afgewerkt, i.v.m. renovatie cq nieuwbouw van het complex in Odoorn, is het noodzakelijk.

Naast de hierboven 4 genoemde bestuursleden, zijn er:

– 5 Bestuursleden Algemeen

Aan deze bestuursleden worden taken toegevoegd, die in de uitvoering onder hun verantwoordelijkheid vallen. Deze taken worden grotendeels door commissies, bestaande uit betrokken leden, uitgevoerd. Hierbij moet gedacht worden aan o.a. de volgende commissies:

– Voetbaltechnische zaken

– Kantinezaken

– Accommodatie en materialen

– Sponsoring

– Activiteiten en vrijwilligers

– PR, communicatie en website

– Jeugdzaken

Het is mogelijk, maar het heeft niet onze voorkeur, om een specifieke commissie onder verantwoordelijkheid van een lid van het DB te laten vallen. Je zou kunnen denken aan de combinatie Penningmeester – Sponsoring.

Opmerking van de werkgroep is, dat de hierboven genoemde vorm van besturen op korte termijn aan verandering onderhevig zou kunnen zijn. De realisatie van het nieuwe sportpark in Odoorn, waarbij voorzieningen gedeeld gaan worden met TC Okko, zou aanleiding kunnen zijn tot het wijzigen van de organisatie.

De eindconclusie van de werkgroep is, dat niets in de weg staat om een nieuwe vereniging te gaan vormen. Daarom wordt dan ook positief geadviseerd

Bijlage 2

Voorstel commissie financiën

De bank en kasposities van de clubs zijn beide zeer stabiel, waarbij moet worden opgemerkt dat de liquide middelen van vv HOC in absolute aantallen meer bedragen dan van vv Valtherboys.

Uitgangspunt voor de begroting is vrijwilligers m.u.v. hoofdtrainer.

Zorg er voor dat alle leden/ ouders van jeugdleden een bijdrage leveren in uren aan de vereniging. Noem de mogelijkheid van afkopen van deze “verplichting” maar kies het bedrag dusdanig dat deze onaantrekkelijk wordt voor betrokkenen.

Voor de nieuw op te richten vereniging doen wij de volgende aanbevelingen:

Maak jaarlijks een reservering voor kleding
Introduceer een kledingspaarsysteem voor de jeugd
Zorg ervoor dat ook leiders en trainers in herkenbare kleding gestoken worden, een visitekaartje van de nieuwe vereniging
Reserveer voor groot onderhoud
Zorg voor een minimaal banksaldo van € 10.000 tot € 15.000 als werkkapitaal
Gebleken is dat de contributies niet gelijk op lopen. Aanbevolen wordt deze ook gelijk te trekken door deze te stellen op € 145,-.

Voor vv HOC betekent dit geen verandering. Voor vv Valtherboys betekent dit een verhoging, waarbij de halfjaarlijkse toeslag voor de waskosten wegvalt.

35- en 45+ elftallen zullen een aangepaste contributie betalen van €72.50
Spelende leden betalen volledige contributie
Contributie inning wordt aanbevolen via automatische incasso, bij voorkeur per kwartaal
Donateurs betalen €12.50, bij voorkeur via automatische incasso
Steunende leden betalen € 25,00, ook bij voorkeur via automatische incasso. Dit speelt bij vv Valtherboys geen rol van betekenis
Geef een kaart uit als bewijs van betaling en toegangsbewijs voor wedstrijden
Zorg voor een registratie van eigen gebruik in de kantine als gevolg van vergaderingen etc.
De begroting is nu opgezet volgens KNVB-model, dit continueren
Voor de contributie-inning, maak gebruik van de contributiemodule van de KNVB via sportlink.

Het samenvoegen van beide verenigingen zal in de loop van de tijd positieve effecten moeten opleveren. Denk hierbij aan een betere besteding van de gelden, waarbij dubbele kosten (doublures) zullen worden vermeden. Ook zullen schaalvoordelen een positief effect hebben op de inkoop.

Aan de inkomstenkant zou een nieuwe, professionele vereniging een bepaalde aantrekkingskracht hebben op het bedrijfsleven, en zullen door het stijgende ledental de contributie inkomsten toenemen.

Het aangaan van de fusie zal wel tot een aantal eenmalige kosten lijden. Denk hierbij aan de wijziging van de huisstijl, kosten voor de nieuwe kledij en notariële kosten. Dit zal evenredig verdeeld moeten worden onder beide verenigingen.

Dit advies is geschreven door:

Niels Kort en Jan Cremers,

Bijlage 3

Voorstel commissie sponsoren en communicatie

Vanuit commissie sponsoren en communicatie is er een positief advies aangaande de fusie tussen v.v. Valther Boys en v.v. HOC. Onderstaand wordt op het gebied van sponsoren en het gebied van communicatie uitgewerkt hoe dit positieve advies tot stand is gekomen.

Sponsoren

Op het gebied van sponsoren zal een fusie leiden tot diverse vraag stukken. Als de fusie voltrokken is zal er een gezamenlijk beleid moeten zijn op het gebied van sponsoren. Dit omvat zowel het beleid omtrent het onderhouden van relaties met huidige sponsoren als het werven van nieuwe sponsoren. Op dit moment zijn er twee sponsor commissies. Het advies luidt deze commissies samen te voegen tot één commissie die zich bezig houdt met het onderhouden van huidige en aantrekken van nieuwe sponsorrelaties.

Deze commissie zal zich tevens, in overeenstemming met de commissie financiën, moeten buigen over het gelijk trekken van sponsorkosten. Hierbij kan gedacht worden aan de kosten voor bebording rond de velden, reclame uitingen in en rondom de clubgebouwen en sponsoring van tenues of ballen.

De commissie zal huidige contracten en einddata in kaart moeten brengen voor alle sponsoren van beide clubs. Vanuit de sponsorcommissie zal in kaart moeten worden gebracht welke partijen belang hebben bij het sponsoren van de tenues van de diverse teams, waaronder het eerste team. De sponsorcommissie moet actief huidige sponsoren benaderen om te bespreken of de huidige sponsoren de nieuwe club willen sponsoren. Dit zal voor het nieuwe seizoen moeten plaatsvinden. Dit advies komt voort uit de wens de sponsoren zo veel mogelijk bij de fusie te betrekken om banden met de sponsoren intact te houden.

Voor het eerste team geldt het advies om de huidige hoofdsponsors te benaderen en te kijken naar een mogelijkheid om de huidige sponsoren van de eerste teams sponsoren te laten worden van het eerste team van de nieuw op te zetten vereniging.

Communicatie

De kanalen die Valther Boys gebruikt zijn: De eigen website en facebookpagina, het Dorpskrantje, de Week-In-Week-Uit en de kanaalstreek. Voor HOC zijn de kanalen: De eigen website, facebook pagina, dorpskrantjes in Exloo en Odoorn, de Week-In-Week-Uit en de Kanaalstreek.

Het advies is om de website en de Facebook pagina’s samen te voegen en de huidige pagina’s door te laten linken naar de nieuwe pagina voor een overbruggingsperiode. Geadviseerd wordt om de overige kanalen aan te houden.

Ook wordt er geadviseerd om een nieuwe orgaan op te stellen welk de verantwoordelijkheid heeft over de PR, communicatie en communicatie kanalen (Waaronder de website).

Adviseurs / Auteurs,

Dean Beijersbergen Joram Muntinga

Algemeen bestuurslid v.v. Valther Boys Secretaris v.v. Valther Boys

Bart Jan Wilting

Voorzitter sponsorcommissie v.v. H.O.C.

Bijlage 4

Werkgroep Technische Commissie

Werkgroep Technische Commissie, bestaande uit Arjan Tewis, Henk Nieborg, Bassilius Dellas, Jonny Boorsma en Goos Drent, is gevraagd om onderzoek te doen naar de voor- en nadelen van de fusie tussen Valtherboys en HOC op het technische vlak en te komen met een advies richting de onderzoekscommissie.

Eerst werden de huidige onderdelen op technisch vlak per club onder de loep genomen, wat is nu goed geregeld of levert geen problemen op, of wat is juist een knelpunt en hoe zal de situatie zijn na de fusie.

Aanvulling op het schema:

De jeugd van HOC en Valtherboys spelen al enige jaren samen in samenwerkende teams. Hieraan verandert niets.

Door vergroten van het gebied zal het invullen van trainers, begeleiding, verzorging, grensrechters en scheidsrechters eenvoudiger worden.

Onderdelen Technisch Valtherboys HOC HOC jeugd SVO HOC/ V’Boys

Overige voordelen:

Overgang junioren naar senioren – geen keuze – er is al binding bij de club (alles is HOC/V’Boys ) – senioren laten groeien in de breedte.
Mogelijkheid om te schuiven met spelers.

De werkgroep technische zaken adviseert de onderzoekscommissie dat op technisch vlak een fusie tussen Valtherboys en HOC een positief effect heeft.

Werkgroep Technische Commissie.